Dans le cadre du renforcement de son organisation administrative et pour le compte d’une de ses structures basée à Conakry, le Groupe GUICOPRES SA lance un avis d’appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Secrétaire de direction.

Il ou elle assurera les tâches administratives listées à la rubrique « description du poste » ci- dessous.

Un cabinet spécialisé accompagnera le Groupe GUICOPRES SA dans la présente démarche de recrutement.

Description du poste :

Sous l’autorité de son superviseur direct, la (ou le) Secrétaire aura pour principales missions :

• Rédaction des correspondances

• Saisir sur PC les correspondances de son Superviseur; notamment les correspondances avec les diverses administrations et autres organismes, les notes de service, les rapports, les procès- verbaux, les comptes rendus, les contrats, etc. ;

ØGestion du courrier

• Réceptionner le courrier entrant et diffuser le courrier sortant selon les instructions de son Superviseur ; Veiller à la mise à jour des registres de suivi des courriers "départ" et "arrivée" ;

ØPrendre part aux réunions :

Rédiger et faire signer les compte-rendus des réunions en séance puis les diffuser et les archiver.

Assurer le suivi des décisions et actions approuvées durant lesdites réunions auprès des intéressés chargés de leur mise en œuvre

ØClassement

• Procéder au classement des documents destinés ou émanant des services et partenaires extérieurs de la structure, selon les instructions de son Superviseur ;

ØGestion des rendez-vous et visites

• Prendre ou fixer rendez-vous (tenue des agendas) ;
• Accueillir les visiteurs de son Superviseur ;
• Coordonner les contacts extérieurs et intérieurs de son Superviseur.

ØCommunications téléphoniques

• Répondre au téléphone ;
• Prendre note des messages destinés à son Superviseur.